Rejestracja w KRS

Rejestracja stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym

Na złożenie wniosku o zarejestrowanie stowarzyszenia jest 7 dni od zebrania założycielskiego, czyli od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis. Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach:

1. KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.
2. KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK można wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybrano np. cztery osoby to wypełnia się dwa takie formularze dla zarządu),
3. KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK można wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybrano np. trzy osoby to wypełnia się dwa takie formularze dla komisji),
4. KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej  i wpisania, tym samym, stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców; składa się go tylko wtedy, gdy organizacja ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tę działalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń.

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją składający mogą uniknąć błędów, i tak:

• formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami,
• trzeba wypełniać tylko pola jasne,
• wszystkie pola, które nie są wypełnione (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
• w polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).

Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia będzie informacją, że organizacja zapomniała wpisać właściwą treść. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter), a także właściwie podpisane. Na kolejnych stronach formularzy, przy poszczególnych polach, też mogą znajdować się dodatkowe instrukcje.

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które nie zgłasza do KRS działalności gospodarczej, załącza się:

• statut stowarzyszenia – dwa egzemplarze, podpisane przez zarząd stowarzyszenia,
• protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania,
• listę członków założycieli (zawierającą imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informację, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze,
• podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej),
• oświadczenia członków zarządu o adresie do doręczeń - każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.

Ponadto, jeśli stowarzyszenie zgłasza do KRS także działalność gospodarczą, załącza się dodatkowo:

• dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców (500 zł),
• dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Informacja o opłatach KRS

Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany informacyjnie przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty (lub prezydenta miasta na prawach powiatu) właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Wszystkie składane formularze muszą być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia.

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP. Nie musi składać dodatkowych formularzy/dokumentów i może zacząć działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS. Organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić, czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować aktualny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• wykaz rachunków bankowych,
• data powstania obowiązku płacenia składek,
• data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
• przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Źródło: poradnik.ngo.pl