Elektroniczna ewolucja w starostwie wzbudza coraz większe zainteresowanie. Co ciekawe, także wśród specjalistycznych czosopism dla kadry zarządzającej.
Jednym z takich wydawnictw jest Business Applications Review, które opublikowało wywiad z wicestarostą Januszem Kubickim, naczelnikiem wydziału komunikacji Arturem Borkowskim oraz informatykiem Michałem Budzyńskim. Oto jego treść:
Jak pan ocenia wpływ informatyzacji urzędu na organizację pracy?
Janusz Kubicki: Naszym najważniejszym celem jest udoskonalenie obsługi klienta.
Dobra obsługa polega na tym, że między urzędnikami i klientem jest sprawny przepływ informacji w związku z tym informatyzacja, czyli zaangażowanie w ten proces komputerów jest znakomitym rozwiązaniem i należy wykorzystać je maksymalnie, żeby uzyskać ten efekt. Będziemy robić wszystko, żeby jak najszybciej osiągnąć, pełen przepływ informacji przez system komputerowy. Obecnie wdrażamy system firmy ZETO Lublin. Eldok jest to system elektronicznej obróbki dokumentów. Myślę, że z końcem maja zakończy się proces wdrażania tego systemu.
Jak budżet powiatu poradził sobie z kosztami wdrażania systemu?
Janusz Kubicki: Jeśli chodzi o system Eldok, nie były to duże pieniądze. Kwota zamknęła się w okolicach 40 tyś złotych, jeśli zaś chodzi o system E-komunikacja to jest to aplikacja stworzona
w ramach pracy dwóch ludzi: naczelnika wydziału komunikacji oraz informatyka i w zasadzie odbyło się bez dodatkowych wkładów finansowych. Oczywiście będzie etap następny. Aktualnie trwa program pilotażowy, który daje równocześnie czas pracownikom na przyzwyczajenie się do zmian. Należy podkreślić wkład dwóch ludzi zaangażowanych w ten projekt, czyli Naczelnika Wydziału Komunikacji pana Artura Borkowskiego oraz informatyka urzędu pana Michała Budzyńskiego
Rozumiem, że poradzili sobie Państwo bez dotacji unijnych?
Janusz Kubicki: Z powodów obiektywnych środki unijne, jak dotychczas, nie odegrały większej roli. Pomysł pojawił się styczniu, realizacja nastąpiła 1 marca, a aplikacja środków cały czas trwa. Wystąpimy o środki zewnętrzne, ale jak wiadomo to jest proces, który musi potrwać.
Jakie są reakcje ludzi, przyzwyczajonych do tradycyjnego toku załatwiania spraw w urzędach?
Artur Borkowski naczelnik wydziału komunikacji: Tak, jak pan starosta wspomniał jest to świeży temat, w związku z tym wniosków nie ma dużo. Tak naprawdę od 1 marca mamy kilka wniosków z różnych dziedzin, natomiast pierwsze reakcje są bardzo pozytywne. System pozwala przede wszystkim dobrze gospodarować czasem urzędników i obywateli, którzy korzystają z naszych usług. Jeżeli dzięki temu ludzi przychodzą na umówioną godzinę i nie muszą czekać, no to trudno oczekiwać żeby ta reakcja była inna.
Czy przeciętny obywatel nie ma problemu z obsługą tej aplikacji?
Artur Borkowski: Trudno powiedzieć. Póki co korzystają z tego ludzie, którzy interesują się takimi nowinkami i śmiało sięgają po nie. Tego typu aplikacje nie są jeszcze upowszechnione, tym bardziej w urzędach samorządowych, a więc trudno wyciągać tego typu wnioski. Jednak jestem optymistą w tym zakresie.
Jakie sygnały na temat systemu docierają do Pana ze strony pracowników urzędu?
Janusz Kubicki: Oczywiście, że jest naturalny opór materii, bo przejście z papieru na klawiaturę zawsze będzie rodziło problemy, stąd tez są pewne tarcia przy wprowadzeniu systemu ELDOK. Obawy pracowników wynikają nie tylko z oporu przed komputerem i klawiaturą, ale także związane są z aspektami elektronicznej obróbki. W sytuacji, kiedy przejdziemy w pełni na system ELDOK, pracownik będzie rozliczany z każdej minuty pracy nad dokumentem i będzie to uwierzytelnione przez system i to rodzi naturalny sprzeciw wobec systemu. Elektroniczna, bezosobowa, bezduszna kontrola jest problemem. Myślę, że są to bariery wyłącznie psychologiczne i wiem z doświadczeń moich kolegów, którzy wprowadzili już takie systemy, że jeżeli określimy sobie datę przejścia na elektroniczny system obiegu dokumentów, okaże się że wszystko jest w porządku, że pracuje się łatwiej. Tego typu zmiany budzą opory, zwiększenie biurokracji. Po jakimś czasie, okazuje się jednak, że to obiektywizuje i polepsza pracę. Pod jednym warunkiem, wszystko trzeba zrobić ewolucyjnie.
Czy dalsza informatyzacja urzędu jest w planach?
Michał Budzyński informatyk: W tej chwili pracujemy nad poprawieniem istniejącego systemu przesyłania drogą elektroniczną dokumentów do wydziału komunikacji. To jest w tej chwili priorytet. Planujemy zakup sprzętu, który umożliwi nam szybkie wprowadzenie aplikacji obróbki dokumentu, która pozwoli zaoszczędzić czas. Nie chcemy jednak wprowadzać nowych aplikacji do momentu aż nie będziemy mogli wykorzystywać w pełni istniejącej. Myślę, że to jest na tyle silny system, że spokojnie pozwoli nam na usprawnienia pracy.
Janusz Kubicki: Następnym krokiem, oprócz wprowadzenia w pełni aplikacji ELDOKu jest uzupełnienie go o moduł pozwalający petentowi, mieszkańcowi powiatu legionowskiego, śledzenie obiegu dokumentu drogą internetową. Chcemy zdecydowanie usprawnić komunikację społeczeństwa z urzędem.
